この業務で改善すること
毎日の仕事をひとつの流れにまとめ、手作業と確認もれを減らします。
反響を受けてから成約まで、毎日繰り返す確認・転記・返信・追客を減らします。
改善例
日常業務の改善例
今のやり方と比べて、毎日の手間がどう変わるかを紹介します。
自動＋半自動
反響受信から返信準備
- これまで
- 受信メールを開き、顧客・物件を転記して過去履歴を探す。
- 反響灯
- 反響を取り込み、同じお客様かを確認し、顧客・物件・物件の状況を整理して返信の下書きまで用意。
- 人がすること
- 内容・条件を確認して送信。
- 改善
- 最初の対応での転記・検索・文面づくりを減らす。
自動＋半自動
追客予定と停止
- これまで
- 次の連絡日を担当者が覚え、お客様から返信があったかを見て手で止める。
- 反響灯
- 次の追客日を管理し、お客様から返信があれば追客を止める。
- 人がすること
- 継続・終了と送信内容を確認。
- 改善
- 追客漏れと不要な追客を減らす。
半自動
複数物件の問い合わせ
- これまで
- 物件ごとに顧客を作り直し、希望条件・案内履歴を見比べる。
- 反響灯
- 同じお客様からの複数の問い合わせをまとめ、希望条件や案内の履歴をそのまま使う。
- 人がすること
- 同一人物か、案件をまとめるか確認。
- 改善
- 顧客の重複登録と情報の探し直しを減らす。
自動＋半自動
内見・申込への引継ぎ
- これまで
- メールやメモの内容を内見・申込時に入力し直す。
- 反響灯
- 問い合わせのときの顧客・物件・希望条件を、内見・申込へ引き継ぐ。
- 人がすること
- 内見日時、申込条件、例外を確定。
- 改善
- 次の段階に進むたびの入力し直しを減らす。
半自動
初期費用・契約金
- これまで
- 賃料等を見ながら計算し、ExcelやPDFへ転記する。
- 反響灯
- 登録条件から日割・税・仲介手数料等を計算し、見積・請求の元データを準備。
- 人がすること
- 交渉後条件・例外・最終金額を確認。
- 改善
- 計算と帳票転記の手作業を減らす。
業務の流れ
前の仕事の情報を、次の仕事へ引き継ぎます。
1反響
2返信・追客
3内見
4申込
5見積・契約準備
それぞれの段階での最終判断や交渉、契約・法律・お金に関わる専門的な判断は、お客様が行います。