この業務で改善すること
毎日の仕事をひとつの流れにまとめ、手作業と確認もれを減らします。
期限の管理、入居者対応、修繕、報告など、担当者の記憶や個別の台帳に頼りがちな管理業務を、一つの流れにまとめます。
改善例
日常業務の改善例
今のやり方と比べて、毎日の手間がどう変わるかを紹介します。
自動＋半自動
更新・解約・退去の期限
- これまで
- 一覧表やカレンダーを見て対象契約を探し、個別に連絡する。
- 反響灯
- 契約情報から期限と次の対応を拾い、該当する案件を「今日やること」に出す。
- 人がすること
- 更新条件、解約内容、例外日程を判断。
- 改善
- 期限確認と対応漏れを減らす。
半自動
入居者からの管理問い合わせ
- これまで
- メール・電話内容を別台帳に転記し、担当や対応状況を確認する。
- 反響灯
- 問い合わせを案件として登録し、担当・回答待ち・履歴をまとめて管理。
- 人がすること
- 対応方針と回答内容を判断。
- 改善
- 転記と担当者への状況確認を減らす。
半自動
修繕受付から報告
- これまで
- 依頼、業者見積、写真、オーナー承認、完了報告が別々に残る。
- 反響灯
- 修理か交換か、見積、写真、実施内容を案件にまとめ、報告書を用意。
- 人がすること
- 修繕方法、発注、オーナー承認を判断。
- 改善
- 情報の探し直しと報告書作成を減らす。
自動＋半自動
管理報告
- これまで
- 募集・更新・解約・修繕・未収などを各台帳から集める。
- 反響灯
- 対象期間の業務情報を集約し、管理報告の材料をまとめる。
- 人がすること
- 報告内容の確認、コメント、送付を判断。
- 改善
- 月次・定期報告の集計作業を減らす。
半自動
入金・管理費の確認
- これまで
- 建物・部屋・オーナーごとの条件を見比べて計算する。
- 反響灯
- 登録済みの管理条件や入金の状況を、案件・部屋・建物ごとに整理。
- 人がすること
- 例外入金や調整内容を確認。
- 改善
- 毎回の条件確認と再計算を減らす。
業務の流れ
前の仕事の情報を、次の仕事へ引き継ぎます。
1入居中対応
2更新・解約
3退去
4修繕
5報告・入金
それぞれの段階での最終判断や交渉、契約・法律・お金に関わる専門的な判断は、お客様が行います。